突然の大寒波が日本列島を襲っていますね。皆様、大丈夫でしょうか。
私はとりあえず生き延びています。20回以上滑りましたけどね。
奇跡の生還です。

いつも思うんですが、あの滑った瞬間の集中力。
あれいつも自分が必要な時に使いたい。あのとき、めっちゃ世界が遅く見えません？
転ぶまでの時間に20個くらい考えることできません？

めっちゃ集中してる。あの時間、仕事で活かしたい。笑

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さて本日はお悩み相談はこちら！

創業社長の解答はこちら！

①会議の目的を明確にする

どのような中身の会議をしておられるのか定かではありませんが、まずは大まかに会議の「種類」を決めることが一つのポイントなのではないでしょうか。

例えば・・・
この会議は「何かを決めるための会議」
この会議は「意見を集めるための（ブレインストーミングとか言いますよね）会議」
こんな感じで、どんな目的があってこの会議を開催するのか、その目的を決める。
そうすることで、進行役も話が逸れだしたら戻しやすいですよね。

何かを決めるための会議にするとしたら、ブレインストーミングは会議の前にやっといてね、そこから厳選してピックアップしたものを出し合って会議で決めようね。ですね。
目の前の課題や問題に集中していることはとても良いことなのですが、だからこそ大きな目的は見えなくなりがちなんですよね。

②進行役を別の人に任せてみる。

次に、進行役を自分の部署と関係ない人に頼む、とかもどうでしょうか。
関係ない部署の人は今ある課題に対して深く切り込めない代わりに、客観的に判断して進めていくことができます。

会議の中身より、会議の枠を見ながら進めていく人、みたいなイメージですね。

ここに人件費をかけたくない、とお考えの方もいるかもしれません。

ですが、全員の4時間の人件費を使うより、一人頼んで1時間で終われる方が遥かにコストパフォーマンスはいいと思います。

外部の人間に頼むと、ちょっと費用はかかるかもしれませんが、その分有意義な時間にできると思います。

③外せない用事を前後に入れてしまう。

続いて、絶対に外せない用事を毎回会議の後に入れる。です。
物理的に時間を区切ることができれば、そもそも会議が長引くことはないです。
僕も結構この戦法を使って、次あるから早く話をまとめたり、準備したりして時短に貢献していました。笑

まとめ

どんな会議にするのか、その目的を共通認識にしておくことが本当に大切です。
ただ数字を並べるだけの会議では、資料を渡して確認しといてね、で終わりですよね。

資料に並べられた数字からどのようなことを考えるのか、決めるのか。
決める会議では基本的に会議の前に議題や数字をシェアして意見を持ち寄ると、大幅な時短につながります。

ブレインストーミングをするにしても、そもそもの議題があって派生していくアイデアと、まとまりのないとりあえずのアイデアでは質が違います。

進行者の力量も関係してくるかもしれないので、ファシリテーション力を高める研修に参加したり、進行者を変えて実施してみることも大切かもしれません。

そして地味に大切なことは、上司であっても部下であっても発言を尊重されること。

上司の意見が強くなりすぎてしまっては、部下が会議に参加する意味がないですよね。
その会議の時間を別のことに当ててもらう方が仕事が進んで効率的です。
会議参加者全員の給料を使っているという意識があれば、本当に会議の場で検討しなければいけないことなのか、判断できることが増えてくるはずです。

是非一度、どれか一つでも試してみて、自分たちの組織にあった会議の進め方を見つけ出してみてください！

それではまた次回(^^♪